Презентация по организации делопроизводства в МДОУ Инструкция по делопроизводству в дошкольном учреждении


Чтобы посмотреть презентацию с картинками, оформлением и слайдами, скачайте ее файл и откройте в PowerPoint на своем компьютере.
Текстовое содержимое слайдов презентации:

Подготовила: Старовойтова И.В., методист РМК ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ПЕТРОВСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ДОНЕЦКА РАЙОННЫЙ МЕТОДИЧЕСКИЙ КАБИНЕТ Основная задача службы делопроизводства - установление в Учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с использованием современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Учреждения. Уровни инструкций по делопроизводству : Донецкой Народной РеспубликиАдминистрации города Донецка УО администрации г. ДонецкаРайонной администрации Отдела образованияУчреждений образования Общие требования к созданию документов Документ должен содержать обязательные реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование учреждения - автора документа название вида документа (кроме писем) дату регистрационный индекс документа заголовок к тексту текстподпись руководителяпечать учреждения БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм) А5 (210 х 148 мм). Разрешается использовать бланки формата А3 (297 х 420 мм) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 мм) - для резолюций (поручений). Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров): 30 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее и нижнее. Некоторые внутренние документы (заявления работников, автобиография, докладные записки, справки) оформляются от руки. Фирменный бланк включает в себя герб ДНР, справочные данные учреждения. Справочные данные размещаются ниже наименования учреждения и включают в себя: почтовый адрес номера телефоновсчетов в банке адрес электронной почты. Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы номер дома название населенного пункта район почтовый индекс Фирменный бланк учреждения Название вида документа Название вида документа (приказ, распоряжение, докладная записка) указывается на фирменном бланке печатным способом Дата документа Дата документа указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Например: 02.03.2015г. 02 марта 2015г. Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в учреждении образования. Для входящих и исходящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел, например: 153/01-24, где 153 - порядковый номер, 01-24 - индекс дела по номенклатуре. Регистрационный номер документа Адресат Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресации документа учреждению без указания должностного лица его наименования приводятся в именительном падеже. Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии 92 мм. Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом, в полномочия которого входит решение вопросов, приведенных в документе. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения. В случае, когда документ утверждается приказом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. В случае утверждения документа несколькимидолжностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне в одну линию. Резолюция Резолюция – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме. Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата. Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей. Заголовок документа Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа. Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например: приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) - «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания Центральной экспертной комиссии»; должностная инструкция (кого?) - «Главного бухгалтера». Текст документа Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. При составлении текста документов употребляется деловой стиль. Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа. Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Отметка о наличии приложений Приложения к документам составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: «прилагается», «согласно приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с приложением 2» или «(см. приложение 3)». Подпись Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов и фамилии. В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений. Оттиск печати Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Для обеспечения делопроизводства в учреждении используется гербовая печать учреждения, которая хранится в сейфе у руководителя. Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.». Персональная ответственность за соблюдением порядка хранения печатей и штампов, а также законность их использования возлагается на лица, у которых они находятся. Отметка о заверении копии документа Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа. Отметка о заверении копии документа состоит из слов «Копия верна», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись». Оформление документов Приказ Приказы издаются как решения организационно-распорядительного или нормативного правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основным вопросам деятельности учреждения, административно-хозяйственным или кадровым вопросам (по личному составу). Проекты приказов по основной деятельности, кадровым вопросам готовятся и подаются структурными подразделениями по поручению руководителя учреждения. Содержание Приказа кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога «О» и составляется с помощью деепричастного существительного, например: «О назначении ...», «О принятии ...». В тексте Приказов по кадрам, в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование. Распорядительная часть Приказов по основной деятельности начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами без отступа от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, оформляются с отступами и абзацами. Распорядительная часть Приказов по кадрам начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОСВОБОДИТЬ», «УВОЛИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ», «ОБЪЯВИТЬ» и т.д. Далее указываются прописными буквами фамилия сотрудника, на которого распространяется действие Приказа, и строчными - имя, отчество сотрудника, должность и текст Приказа. В сводных Приказах фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту. Если Приказом отменяется предыдущий распорядительный документ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов: «Отменить приказ ...». Изменения, которые вносятся в Приказ, оформляются отдельным Приказом, который должен иметь такой заголовок: «О внесении изменений в приказ ...» с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения Во время ознакомления с Приказом упомянутыми в нем лицами на экземпляре кадровой службы проставляются их подписи с указанием даты ознакомления КНИГА ПРИКАЗОВКнига приказов один из самых важных видов документации. Это практически единственный документ, по ко­торому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника. Книга приказов должна быть прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, делается запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц» Протоколы В протоколах фиксируется информация о ходе проведения заседаний, принятия в учреждениях, решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и т.п. Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, поданных текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д. Протоколы могут составляться в полной или краткой форме. В протоколах, составленных в краткой форме, фиксируются только принятые решения, а не ход обсуждения вопроса. В таком случае в протоколе указывается «материалы прилагаются». - Протоколы оформляются на фирменном бланке - Нумерация протоколов начинается с начала нового календарного года - В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы (инициал имени) председателя, секретаря, присутствующих на заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). - Обязательно указывается повестка дня - Разделы нумеруются арабскими цифрами - Далее кратко записываются обсуждения каждого раздела: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ - Протоколы прошиваются каждый отдельно, скрепляются подписью руководителя и печатью учреждения и хранятся все вместе Служебные письма составляются с целью обмена информацией между учреждениями.Служебное письмо оформляется на специальном для писем бланке формата А4 (210 х 297 мм). Если текст письма не превышает семи строк, используют бланк формата А5 (210 х 148 мм). Письмо имеет следующие реквизиты: - дата,- регистрационный номер, - адресат, - заголовок к тексту, - ссылка на запрос,- текст, - отметка о наличии приложений (в случае необходимости), - подпись, - отметка об исполнителе Прием и первичная обработка документов, поступающих в учреждение Все документы, поступающие в учреждение, принимаются централизованно в приемную учреждения, регистрируются в книге регистрации входящей документации. Секретарем раскрываются все конверты, которые поступили в адрес учреждения. Присланные не по адресу документы возвращаются отправителю без их рассмотрения. Личное дело сотрудникаЛИЧНОЕ ДЕЛО – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.  Перечень документов в личном деле Карточка Т-2утверждена Приказом Главстата ДНРот 01.12.2016 № 143 Трудовая книжка Спасибо за внимание!

Приложенные файлы


Добавить комментарий